INTRODUCCIÓN

La Constitución Política de Colombia establece en el artículo 15 el derecho de protección de datos personales como el derecho fundamental de toda persona a su intimidad personal, y a conocer, actualizar, y |rectificar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas. 

Mediante la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Congreso de la República reglamentó el mencionado derecho al establecer las Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales, especialmente frente a la forma en la que los Responsables deberán demostrar la implementación de medidas apropiadas y efectivas para dar cumplimiento a las obligaciones establecidas en territorio colombiano o cuando al responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana, del mismo modo, la Ley 1581 de 2012 está reglamentada por los Decretos 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014  (hoy incorporados en el Decreto único 1074 de 2015), entre otros.

Como parte del cumplimiento de sus obligaciones MAR BELLEZA VITAL S.A.S (En adelante “Mar Belleza” o la “Compañía”) ha elaborado la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas que hagan tratamiento de los datos personales registrados en las bases de datos de la Compañía, con el fin de proporcionar los lineamientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales.

  1. OBJETIVO

MAR BELLEZA VITAL S.A.S. adopta la presente Política para el Tratamiento y protección de Datos Personales con el objeto de dictar disposiciones y determinar procedimientos específicos para el eficiente tratamiento de los datos personales, de conformidad con lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que la complementen, adicionen o modifiquen, teniendo como finalidad primordial de esta política, la garantía y salvaguarda del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.

En esta política, la compañía establece las pautas necesarias para proteger los Datos Personales de los Titulares, así como la finalidad de la recolección de la información, establece los criterios para la recolección, almacenamiento, uso y supresión de los datos de los titulares, sus derechos, las obligaciones de la compañía en calidad de responsable, los canales de atención para consultas y reclamos, los procedimientos para atención de estos, y la vigencia de las bases de datos.

  1. ALCANCE

La Política para el tratamiento y protección de datos personales es aplicable para todos los colaboradores de MAR BELLEZA VITAL S.A.S., así como para los terceros o a quienes se les transfieran Datos Personales. Se entiende que estos deberán dar cumplimiento pleno a la presente política y a los requisitos establecidos en la Ley de Protección de Datos Personales- Ley Estatutaria 1581 de 2012.

La presente política es aplicable a todas las bases de datos los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de la compañía, con las limitaciones y restricciones que la Ley establece, entiéndase base de datos recopiladas en medios físicos y digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de la compañía incluidas las bases de datos de colaboradores, clientes (pacientes) y proveedores, y aquellas que obren en nombre de MAR BELLEZA VITAL S.A.S.      

  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El Responsable del Tratamiento de Datos Personales es MAR BELLEZA VITAL S.A.S. identificada con NIT 901.856.731-8, cuya sede está ubicada en la ciudad de Bogotá D.C., en la Cra 11ª N° 93 – 52 Cs 301, correo electrónico: marbellezavital@gmail.com y/o a la línea telefónica: 3125467752 

  1. DEFINICIONES

Para una mejor comprensión del contenido del presente documento se sugiere tener en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado que da una persona titular por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para que el responsable del tratamiento de estos pueda utilizarlos para los fines señalados en la política de tratamiento y protección de datos personales. 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informará acerca de la existencia de las Políticas de Protección de Datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Cambios Sustanciales: Son Cambios Sustanciales de la política de tratamiento y protección de datos personales los que se relacionen con la finalidad de la Base de Datos, el encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de Datos Personales almacenados en cada Base de Datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la política de tratamiento y protección de datos personales y la Transferencia y Transmisión internacional de los Datos Personales.

Datos de Niños, Niñas y Adolescentes: son Datos Personales de personas menores de 18 años.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. 

Dato Sensible: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier  partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento. 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos. Para todos los efectos relacionados con la Política, se entenderá como responsable del Tratamiento a la Compañía.

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. Para todos los efectos relacionados con la Política, se entenderá como Titular a los clientes, proveedores, trabajadores, y cualquier otra persona natural cuyos datos personales se encuentren en las Bases de Datos de la compañía.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicados en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera el país. 

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable del Tratamiento.

  1. PRINCIPIOS RECTORES

En el Tratamiento de los Datos Personales, los Responsables y Encargados del Tratamiento deberán velar por la aplicación armónica e integral de los principios rectores contenidos en el artículo 4° de la Ley 1581 de 2012:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de los Datos Personales deberá sujetarse a lo establecido en las normas que regulan la protección de Datos Personales. Sin perjuicio de la existencia de otras normas que regulen la materia, a continuación, se enuncian las principales normas aplicables:

-Ley 1581 de 2012

-Decreto 1377 de 2013

-Decreto 886 de 2014

-Capítulo 25 y 26 del Decreto 1074 de 2015

-Circular 001 de 2016 de la Superintendencia de Industria y Comercio

-Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio 

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme con la presente ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

Principio de responsabilidad demostrada (accountability): Los Responsables del Tratamiento deberán ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio (“SIC”), que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. 

  1. CATEGORIAS DE LOS DATOS

Una vez se tenga seguridad de que se está frente a un Dato Personal, es necesario entrar a determinar la naturaleza de este, de acuerdo con la clasificación que presenta la regulación colombiana de protección de Datos Personales. Esto es de vital importancia, debido a que los formatos de Autorización y las medidas de seguridad aplicables dependerán de la categoría a la que pertenezca el Dato Personal objeto de Tratamiento. 

  • Dato público: es todo Dato Personal que se encuentre contenido en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales. Las normas han dado algunos ejemplos de datos públicos, como: los datos relativos al estado civil de una persona, su profesión, oficio o calidad de servidor público. Para realizar el Tratamiento de estos datos no se requiere de Autorización. No obstante, los Datos Personales públicos están sujetos a la aplicación de los demás principios y obligaciones previstos en la regulación de protección de Datos Personales. Ej. La cédula de ciudadanía, los nombres y los apellidos de las personas.  
  • Dato semi-privado: es toda información de carácter financiera, comercial y crediticia que, principalmente, es utilizada en el análisis de riesgo de crédito. Para realizar el Tratamiento de estos datos, se requiere de una Autorización expresa por parte del Titular. Ej. Los datos financieros y crediticios.  
  • Dato privado: es todo Dato Personal que no es público o semi-privado. Estos datos están sometidos a reserva y su Tratamiento afecta la privacidad del Titular. Para realizar el Tratamiento de estos datos, se requiere de una Autorización expresa, previa e informada por parte del Titular. Ej. Nivel de escolaridad del Titular.  
  • Dato Sensible: es todo Dato Personal que afecte la intimidad el Titular o cuyo uso puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, pertenencia a sindicatos, así como también los relativos a la salud, vida sexual y los datos biométricos, entre otros. Estos datos son de acceso restringido, requieren Autorización expresa e inequívoca que cumpla con ciertos requisitos especiales, entre otros, informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles. 
  • Datos de Niños, Niñas y Adolescentes (menores de 18 años de edad): los Datos Personales de menores de 18 años de edad se entienden como una categoría especial debido a las restricciones que implica su Tratamiento. El Tratamiento de Datos Personales de menores de 10 años está restringido a finalidades específicas relacionadas con el interés superior del menor y únicamente con el consentimiento expreso de los padres o representantes legales del menor. 
  1. ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 
  • Deberes de los responsables del tratamiento de datos: 

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

  • Deberes de los encargados del tratamiento de datos:

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;

d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

g) Registrar en la base de datos las leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley;

h) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

  1. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La autorización para el Tratamiento de Datos Personales la otorga el Titular por medio escrito, de forma verbal o a través de cualquier mecanismo idóneo que permita concluir inequívocamente que se otorgó la autorización y que pueda ser objeto de consulta posterior. MAR BELLEZA VITAL S.A.S. garantiza la protección de los principios de finalidad y libertad de los Titulares, pues la recolección de los datos sólo se limita a aquellos datos de carácter personal que son adecuados a la finalidad para la cual han sido recolectados y utilizados por la compañía.

Una vez obtenido el consentimiento del Titular, la Autorización deberá ser enviada a la persona encargada en la compañía para el archivo respectivo de la información.

  1. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

MAR BELLEZA VITAL S.A.S. adoptará e implementará las medidas o mecanismos necesarios para conservar prueba de cómo y cuándo obtuvo la autorización por parte del titular para el Tratamiento de sus Datos Personales.

  1. CASOS EN LOS CUALES MAR BELLEZA VITAL S.A.S. NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS, O PARA LA ENTREGA DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER.
  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  • Datos de naturaleza pública;
  • Casos de urgencia médica o sanitaria;
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
  1. REGISTRO DE LAS BASES DE DATOS PERSONALES EN EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD.

MAR BELLEZA VITAL S.A.S. deberá inscribir todas las Bases de Datos Personales en el RNBD antes del ___________________, o antes de la fecha que la SIC establezca para ello. Cualquier Base de Datos Personales que sea creada después de esta fecha, deberá ser registrada en el RNBD dentro de los dos (2) siguientes meses, contados a partir de su creación.

El registro deberá ser actualizado en los términos que se indican a continuación:

  1. Cuando se realicen Cambios Sustanciales en la información registrada (ej. Cambios en las finalidades, cambios de los Encargados, etc.), estos cambios deberán registrarse dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes.
  2. Cuando se realicen Cambios no Sustanciales en la información registrada (ej. Número de Titulares de la Base de Datos, canales de atención al Titular), estos cambios deberán registrarse anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo. 
  3. Cuando se presenten reclamos de los Titulares de los Datos Personales, deberá realizarse la actualización dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año.
  4. Cuando se presenten incidentes de seguridad relacionados con la violación de los códigos de seguridad o la pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de una Base de Datos administrada por MAR BELLEZA VITAL S.A.S. deberá reportarlo en el RNBD dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona encargada. 
  1. Inventario de las Bases de Datos Personales 

Para efectos de su inscripción en el RNBD, MAR BELLEZA VITAL S.A.S. deberá realizar un inventario de Bases de Datos, para lo cual se tendrá en cuenta la siguiente información: 

  • Número de Bases de Datos con información personal. 
  • Número de Titulares por cada Base de Datos. 
  • Información detallada de los canales o medios que se tienen previstos para atender a los Titulares. 
  • Tipo de Datos Personales contenidos en cada Base de Datos a los que se realiza Tratamiento, como: datos de identificación, ubicación, socioeconómicos, sensibles u otros. 
  • Ubicación física de las Bases de Datos (almacenamiento en medios propios, como, archivadores o servidores, internos o externos a las instalaciones físicas de MAR BELLEZA VITAL S.A.S.). 
  • Datos de identificación y ubicación de los Encargados del Tratamiento de datos. 
  • Medidas de seguridad y/o controles implementados en la Base de Datos para minimizar los riesgos de un uso no adecuado de los Datos Personales tratados. 
  • Información sobre la Autorización de los Titulares de los datos contenidos en las Bases de Datos. 
  • Forma de obtención de los datos (directamente del Titular o mediante terceros). 
  • Cuando se ha realizado Transferencia o Transmisión internacional de la Base de Datos, se solicitará la información básica del destinatario.  
  • Si la Base de Datos se ha cedido, se solicitará la información básica del cesionario.
  1. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

GENERALES

Los datos personales que sean tratados por MAR BELLEZA VITAL S.A.S podrán ser tratados para el cumplimiento de su objeto y en general para las siguientes clases y finalidades:

Pacientes:

El tratamiento de los datos personales proporcionados voluntariamente por los usuarios y sus familias de MAR BELLEZA VITAL S.A.S. tendrá la siguiente finalidad:

  • Para dar cumplimiento al objeto de la Sociedad.
  • Para gestionar el registro y la asignación de citas médicas.
  • Cumplir con los requisitos de manejo de la historia clínica de acuerdo con la Ley 23 de 1891.
  • Realizar el registro y almacenamiento de imágenes.
  • Monitorear a través de sistemas de video-vigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones, así como controlar el acceso y permanencia en nuestras instalaciones.
  • Realizar material audiovisual con fines comerciales, científicos y divulgativos.
  • Gestionar órdenes médicas, medicamentos y dermacosméticos.
  • En general para la prestación de los servicios asistenciales a pacientes y sus familias.
  • Para la actualización de los datos del paciente en nuestra base de datos.
  • Para la atención de requerimientos de entes regulatorios de control.
  • Realizar encuesta de satisfacción de servicios y atenciones prestadas.
  • Para la gestión del riesgo en salud, utilizando la información derivada de los servicios asistenciales.
  • Gestionar el cumplimiento de todas las obligaciones legales y/o contractuales que involucren datos personales.
  • Para dar respuesta a requerimientos judiciales, así como ejercer acciones legales y de defensa, atender y gestionar peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, consultas o felicitaciones.
  • Para la evaluación de los indicadores de calidad de los servicios prestados y ofrecidos por la Institución.
  • En general para cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza de la Compañía.
  • Permitir el acceso a las instalaciones del edificio en el cual se encuentra la Compañía.

Trabajadores, prestadores de servicio, practicantes, aprendices y candidatos:

El tratamiento de los datos personales proporcionados por trabajadores, prestadores de servicios, practicantes, aprendices, y candidatos, tendrá la siguiente finalidad:

  • Realización del proceso de selección de personal de acuerdo con su aptitud para un cargo o tarea.
  • Establecer una relación contractual, así como Incorporar los datos personales en las carpetas y archivos correspondientes.
  • Monitorear a través de sistemas de video-vigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones, así como controlar el acceso y permanencia en nuestras instalaciones.
  • Brindar capacitaciones al personal.
  • Realizar evaluaciones de desempeño, y actividades de Seguridad y Salud en el trabajo.
  • Cumplir el proceso de afiliación al Sistema General de Seguridad Social Integral (Entidades Promotoras de Salud, Administradoras de riesgos laborales, Fondos de pensiones y cesantías, Caja de Compensación).
  • Ejercer acciones legales y de defensa.
  • Cumplir con exigencias judiciales.
  • Reconocer la idoneidad del personal para determinado cargo y funciones.
  • Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
  • Realizar análisis, estudios y/o investigaciones con fines estadísticos para toma de decisiones Institucionales.
  • Dar a conocer el personal de la institución con el objetivo de generar confianza y promover los procedimientos y tratamientos ofertados.
  • Enviar a través de cualquier medio de comunicación notificado, información Institucional.
  • En general para cualquier otra finalidad que se derive de la vinculación contractual.
  • Permitir el acceso a las instalaciones del edificio en el cual se encuentra la IPS.

Clientes, proveedores y contratistas, personas naturales y jurídicas:

El tratamiento de los datos personales proporcionados por clientes, proveedores y contratistas para MAR BELLEZA VITAL S.A.S., sean personas naturales o jurídicas, tendrá la siguiente finalidad:

  • Desarrollar y aplicar procesos de Inscripción y Selección, Evaluación, solicitud de pedidos, elaboración de solicitudes de cotización y propuesta.
  • Recolectar, registrar, gestionar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades en relación con la IPS y gestión de la relación de naturaleza comercial, laboral, civil y cualquier otra que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal.
  • Confirmar la información que usted nos entregue mediante el cruce con bases de datos públicas, centrales y sistemas de prevención de riesgo, compañías especializadas, referencias y contactos.
  • Consultar y/o verificar su información en listas de control Nacionales e Internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el Código Penal Colombiano.
  • Monitorear a través de sistemas de video-vigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones de MAR BELLEZA VITAL S.A.S. con el objeto de garantizar la seguridad de los bienes y las personas, así como ejercer control sobre el acceso y las actividades realizadas por medios físicos o tecnológicos.
  • Permitir el acceso a las instalaciones del edificio en el cual se encuentra la IPS.
  • Enviar a través de cualquier medio de comunicación, electrónico o físico, informaciones y notificaciones de carácter general, institucional, comercial y/o de mercadeo, relacionadas con los procedimientos.
  • Realizar análisis, estudios y/o investigaciones con fines estadísticos para toma de decisiones corporativas y/o estratégicas de la Compañía, así como consultar su información para la realización de evaluaciones y/o seguimiento de la calidad del producto o servicio recibido o entregado que permitan tomar decisiones gerenciales.
  • Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas y realizar las gestiones de cobranza.
  • Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida, ejercer acciones legales y en la defensa de las mismas, así como cumplir con exigencias judiciales.
  1. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. En términos generales el Tratamiento de datos sensibles se encuentra prohibido, salvo que:

  1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

MAR BELLEZA VITAL S.A.S. informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles. En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, MAR BELLEZA VITAL, implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los productos.

Dentro de esta categoría de datos MAR BELLEZA VITAL S.A.S. podrá tratar información sobre los resultados de pruebas, laboratorios, estudios, diagnósticos médicos, generales o especializados, médicos o terapéuticos de cualquier tipo, antecedentes médicos y de salud ocupacional, reportes de incapacidades, reportes de enfermedades y accidentes laborales, información sobre discapacidades y situaciones de vulnerabilidad en las que se puedan encontrar los titulares.

Como parte de los datos sensibles que pueden ser tratados por MAR BELLEZA VITAL S.A.S. se encuentran también los datos biométricos de los titulares tales como su imagen personal captada a través de las cámaras digitales individuales, cámaras de circuito cerrado instaladas en los diferentes consultorios de MAR BELLEZA VITAL S.A.S., huellas digitales, fotografías, videos y grabaciones de voz. Los datos biométricos de los titulares serán recolectados y tratados para verificar la identidad personal y realizar control de acceso a los empleados, pacientes/clientes, proveedores, visitantes, etc; como parte de los mecanismos de control de acceso tales como los que incorporen lectores de huella, iris o similares, y como parte de métodos de firma y/o para poder establecer o “autenticar” la identidad de los titulares.

En todo caso se informa a los titulares el carácter facultativo de suministrar información que verse sobre datos sensibles, entendidos como aquellos que afectan la intimidad o generen algún tipo de discriminación, o sobre menores de edad.

  1. RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MENORES

MAR BELLEZA VITAL S.A.S. procura en el desarrollo de su actividad no recaudar información de menores de edad, los datos de los menores de 18 años de edad solo podrán ingresar a nuestras bases de datos con el consentimiento expreso del representante legal del menor de edad. Sin perjuicio de lo anterior y en el evento en que nos sean suministrados datos por menores de edad, dichos datos estarán sujetos a las reglas que se señalan a continuación:

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos, así como por el respeto en su tratamiento de los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario.

Solo serán tratados datos de menores de edad de naturaleza pública, y datos de naturaleza privada siempre y cuando dicho tratamiento cumpla con las siguientes condiciones:

  • Que el tratamiento y las finalidades respondan a la realización del principio del interés superior del menor. Se entenderá que hacen parte de los intereses superiores del menor por obedecer a las consultas y tratamientos que sugiera y/o ordene el médico.
  • Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
  • Que se obtenga la autorización para el tratamiento de los datos del representante legal de del menor, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, su opinión será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
  • Que se asegure que no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales del menor.

Sin perjuicio del cumplimiento de lo anterior, la recopilación y cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de MAR BELLEZA VITAL S.A.S. o que se soliciten, previa la autorización expresa del representante legal del menor, los menores en calidad de titulares podrán ejercer los derechos a los cuales se hace referencia en esta política.

  1. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

MAR BELLEZA VITAL S.A.S. podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación que le provean de servicios necesarios para su debida operación, o para el cumplimiento de su objeto, también podrá transferir o transmitir los datos a sociedades u organizaciones domiciliadas fuera del territorio colombiano con quienes suscriba acuerdos. En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.

En todo caso, cuando MAR BELLEZA VITAL S.A.S.  transmita los datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio colombiano, establecerá cláusulas contractuales o celebrara un contrato de transmisión de datos personales que comprenda el alcance del tratamiento, las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable, y las obligaciones del encargado respecto del responsable y de los titulares. Mediante dicho contrato, el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes.

Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

  1. Dar Tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
  2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
  3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.
  4. Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.
  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la organización, de datos personales tanto de pacientes/clientes, proveedores, colaboradores y en general cualquier tercero con el cual MAR BELLEZA VITAL S.A.S.  sostenga relaciones comerciales, laborales o de otra índole deberá tener en cuenta, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:

  1. Conocer, actualizar, rectificar y consultar sus datos personales en cualquier momento frente a MAR BELLEZA VITAL S.A.S.  o Encargados del Tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a MAR BELLEZA VITAL S.A.S.  o cualquier otra que suscriba el titular de los Datos Personales para tal efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley.
  3. Ser informado por MAR BELLEZA VITAL S.A.S.  o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que se le ha dado a los mismos.
  4. Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, para hacer valer su derecho al Habeas Data.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre y cuando no exista un deber contractual o legal que impida la eliminación de los datos.
  6. Solicitar la corrección y/o actualización de sus datos.
  7. Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, para la cual la compañía se encarga de conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los titulares de datos personales debidamente otorgadas.
  8. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
  1. OBLIGACIONES DE MAR BELLEZA VITAL S.A.S. 

MAR BELLEZA VITAL S.A.S.  reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de estos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
  2. MAR BELLEZA VITAL S.A.S.  deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento y conservar copia de dicha autorización.
  3. MAR BELLEZA VITAL S.A.S.  deberá informar de manera clara y expresa a sus pacientes/clientes, colaboradores, proveedores y terceros en general de quienes obtenga datos, el tratamiento al cual serán sometidos los mismos, la finalidad de dicho tratamiento y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. Para ello, la compañía deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Algunos de estos medios pueden ser el envío de correos electrónicos, mensajes de texto, entre otros.
  4. MAR BELLEZA VITAL S.A.S.  debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
  5. En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.
  6. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  7. MAR BELLEZA VITAL S.A.S.  debe informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento.
  8. MAR BELLEZA VITAL S.A.S.  deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en el presente manual.
  9. MAR BELLEZA VITAL S.A.S.  deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.
  10. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  11. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
  12. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  13. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente Manual.
  14. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  15. Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la Ley o en el presente Manual.
  16. Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes.
  17. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.
  18. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
  19. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  20. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  1. CONFIDENCIALIDAD

Todos los colaboradores de MAR BELLEZA VITAL S.A.S. deberán mantener la confidencialidad de los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de la Compañía. Todos los contratos que celebre con sus colaboradores o con terceros que vayan a tener acceso a los Datos Personales contenidos en las Bases de Datos de la Compañía, deberán contener una cláusula de confidencialidad respecto de dichos Datos Personales. Los Datos Personales únicamente podrán ser objeto de Tratamiento para las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales de MAR BELLEZA VITAL S.A.S.

En caso de que tenga inquietudes frente a la confidencialidad de cierta información deberá acercarse a la persona responsable para que le permitan tener claridad sobre a las obligaciones especiales de cuidado que puedan existir frente a cierta información. 

  1. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO AL DEBER DE CONFIDENCIALIDAD 

Cualquier infracción a la obligación de confidencialidad por parte de los colaboradores, se considerará como una violación al Reglamento Interno de Trabajo, y estará sujeto a las sanciones laborales contenidas en el mismo.

  1. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, CONSULTAS Y RECLAMOS RELACIONADOS CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

MAR BELLEZA VITAL S.A.S.  dispondrá de un área (Atención al cliente) responsable para la atención de las consultas, peticiones y reclamos (PQRA´s), en donde el Titular de la información o sus causahabientes, representantes legales o apoderados pueden ejercer sus derechos o conocer, actualizar, rectificar y suprimir información que se encuentre en nuestras Bases de Datos o Archivos.

Para la correcta tramitación de cualquiera de las solicitudes anteriormente mencionadas, el solicitante deberá remitir la siguiente información:

a. La identificación del Titular, causahabiente, representante legal o apoderado.

b. Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto). c. Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.

d. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos. 

e. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo. 

f. Los documentos que se quiera hacer valer. 

g. Firma y número de identificación. 

h. Radicación en original. 

Cuando las consultas y quejas se encuentren incompletos, MAR BELLEZA VITAL S.A.S. deberá:

  1. Requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 
  2. Si el área que recibe la consulta y queja no es el área responsable para resolverlo, deberá dar traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 
  3. El término para atender las consultas o quejas deberá ser de máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Términos para la atención de las Consultas:

El término máximo para atender la solicitud será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Términos para la atención de los reclamos:

El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Términos de Respuesta:

La respuesta a las peticiones, consultas o reclamos será dada dentro de los términos indicados, de manera escrita a la dirección física o electrónica suministrada por el solicitante; Cuando el solicitante suministre una dirección física y una electrónica, o más de una, MAR BELLEZA VITAL S.A.S.  podrá elegir a cuál dirección enviar la comunicación, entendiéndose cumplida la obligación de respuesta con el envío a cualquiera de ellas.

  1. CAPACITACIÓN DE FUNCIONARIOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

El encargado, encargada de la implementación de la presente Política, ha puesto a disposición de todos los colaboradores de MAR BELLEZA VITAL S.A.S.  el contenido de este. No obstante, lo anterior, se convocará al personal de la empresa a participar en capacitaciones sobre la materia con el propósito de mantener una formación permanente y actualizada sobre Protección de Datos. 

Adicionalmente, los contratos suscritos por los nuevos colaboradores de MAR BELLEZA VITAL S.A.S.  contendrán una cláusula clara y expresa en la que se acuerde el cumplimiento de las políticas internas adoptadas para la protección de Datos Personales.

  1. LEGITIMADOS PARA ADELANTAR LOS RECLAMOS Y CONSULTAS Y A QUIENES PUEDE SER SUMINISTRADA INFORMACIÓN DE LOS TITULARES:
  • A los titulares de los datos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a MAR BELLEZA VITAL S.A.S. 
  • A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
  • A los terceros que sean autorizados por Ley.
  • A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a MAR BELLEZA VITAL S.A.S. 
  1. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y DE LAS BASES DE DATOS

La presente Política de Tratamiento de Información entrará en vigor a partir del día de su publicación.

Las Bases de Datos de MAR BELLEZA VITAL S.A.S.  tendrán el periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia, así como aquellas normas que establezcan el ejercicio de las funciones legales asignadas a la Entidad.

  1. NOTIFICACIÓN POR CAMBIOS EN EL AVISO O EN LA POLÍTICA

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o mediante su publicación en sitio web: